...

Definition

...

According to the results of the identified differences in the inventory, both as a result of the inventory count and during the fulfillment of regular warehouse operations, the inventory adjustment documents are created.

Inventory count sheet data are used for the automatic filling of new inventory adjustment documents.

If differences are found in the inventory during warehouse operations, inventory adjustment documents are created and filled in manually.

In the case of creating inventory adjustment documents for the group of companies (centralized warehouse management), the actual (and positive) inventory of the company is monitored.

In case of inventory reclassification and inventory quality change, the data on the accepting goods are filled in with the data of the disposing goods.

The result of creating inventory adjustment documents is an update of available inventory data that reflects the physical available inventory.

Business process diagram

Scope: 
Once the inventory differences has been adjusted by the Warehouse management, there needs to be an accompanying settlement of this difference commercially. This commercial settlement is reflected by the settlement to the inventory differences clearing account which will subsequently be written off as an expense within the Trading, Profit and Loss account to the value of the amount settled. 

Outcome: 
Stock is adjusted commercially to reflect actual inventory.

По результатам выявленных излишков, недостач товаров оформляются складские акты.

При оформлении складских актов выполняется контроль остатков товаров организаций. Распределение пересортицы, недостач и порчи товаров возможно только по организациям с положительными остатками. При этом пересортица и порчи распределяются согласно информации об остатках списываемого товара.

...

On the Allocation by companies page

Select the Damage in the Operation type to process data related to changes in quality and generate the Goods damage and Goods damage (recording of goods items as received) documents.

OR Select the Regrading in the Operation type to process data related to item reclassification and generate the Goods regrading documents.

...

...

OR Select the Write-off in the Operation type to process data related to inventory shortages and generate the Inventory shortage write-off documents. 

OR Select the Recording as received in the Operation type to process data related to inventory surplus and generate the Inventory surplus recognition documents. 

Review the information in the Goods to divide among companies table.

...

Создание по расписанию

По результатам проведения пересчета товаров инициируется фоновое задание, которое автоматически формирует документ Корректировка излишков и недостач по товарным местам. Данным документом регистрируются товарные места к оформлению недостач и/или излишков.

Если в ходе выполнения фонового задания возникли какие-то проблемы, то в рамках рабочих мест Пересчеты товаров, Складские акты, Излишки, недостачи и порчи товаров появится сообщение Есть проблемы с автоформированием корректировок излишков и недостач по товарным местам с гиперссылкой Запустить формирование, использование которой инициирует повторный запуск фонового задания.

На складах с ордерной схемой документооборота для отражения единичных фактов излишков, недостач, пересортицы и порчи, выявленные в процессе работы независимо от проведения инвентаризации, отражаются складскими ордерами. Например, это может быть обнаружение в зоне отгрузки товара, отмеченного как отгруженного, но забытого клиентом. Ордера отражают выявленный факт только в складском учете. В финансовом учете выявленный факт отражается отдельно складскими актами или документами корректировки поступления или реализации.

Settle stock differences commercially (manually)

...

Click the Create command and choose the Goods damage or Goods damage (recording of goods items as received) business transaction.

Inventory reclass

Inventory shortage recognition

Inventory surplus recognition

Отразить выявленные излишки, недостачи и порчи товаров можно и без использования документа Пересчет товаров. Например, в том случае, если товар необходимо списать по причине его плохого качества, товар потерян при перевозке и т. д.

Если на складе выявлены излишки, недостачи, обнаружены «лишние» товары без проведения пересчета товаров (в процессе оперативной работы), то в этом случае расхождения регистрируются при помощи ордеров на отражение излишков, недостач и порчи товаров. Ордера регистрируются в списке Склад и доставка – Излишки, недостачи и порчи товаров – Излишки, недостачи и порчи товаров:

■ Ордер на отражение излишков товаров – предназначен для отражения в складском учете выявленных на складе излишков товаров. Документом регистрируется фактическое поступление излишков товаров на склад – изменяет фактические остатки товаров на складе;

■ Ордер на отражение недостач товаров – предназначен для отражения в складском учете выявленных на складе недостач товаров. Документом регистрируется фактическое списание недостач товаров со склада – изменяет фактические остатки товаров на складе;

■ Ордер на отражение порчи товаров – предназначен для отражения в складском учете выявленных на складе бракованных товаров. Документом регистрируется фактическое списание испорченного товара.

Ордера на отражение излишков, недостач и порчи товаров оформляются в случае использования ордерной схемы документооборота при отражении излишков, недостач и порчи.

Результатом проведения ордеров на отражение излишков, недостач и порчи товаров является изменение фактических остатков товаров на складах.

Списание недостач товаров

Для оформления операции списания недостач товаров предусмотрен документ Списание недостач товаров.

Если недостача обнаружена в процессе оперативной работы ордерного склада, то этот факт фиксируется с помощью документа Ордер на отражение недостач товаров с дальнейшим оформлением документа списания недостач товаров. Если же недостача товара обнаружена в процессе инвентаризации, то изменение количества товара можно отразить в документе пересчета товаров с дальнейшим оформлением документа списания недостач товаров.

В документе списания заполняется информация о количестве товаров. Стоимость списанного товара определяется автоматически при списании соответствующей партии товара.

В документе указываются статья расходов, на которую будут отнесены расходы по списанию товаров, и аналитика расходов, соответствующая выбранной статье. Как правило, используется статья расходов, предполагающая списание расходов на финансовый результат.

В настройках счетов учета для такой статьи расходов в качестве счета учета указывается, как правило, счет 94, а в качестве счета списания – счет прочих расходов (91.02).

При указании такой статьи расходов недостача будет отражена текущим документом на 94 счете. Если до закрытия месяца не будет установлено виновное лица и не будет принято решение о взыскании с виновного лица, то при закрытии месяца стоимость недостачи будет отнесена на прочие расходы (в бухгалтерском учете счет 91.02).

Если будет установлен виновное лицо, то необходимо отразить документ Прочие доходы и расходы с видом операции Списание расходов (раздел Финансовый результат и контроллинг – Отражение прочих доходов и расходов). В документе необходимо указать ту же статью расходов, как и в документе Списание недостач товаров, а в качестве кор. статьи и кор. аналитики указывается задолженность сотрудника (см. Удержание недостач и потерь от порчи).

Списать недостачи товаров с ответственного хранения, выявленные по результатам инвентаризации на складе, можно за счет «нашей» организации.

Сценарий списания товаров с хранения за счет «нашей» организации представлен на схеме.

Для отражения списания товаров за счет «нашей» организации-хранителя необходимо оформить документ Списание недостач товаров с последующим оформлением документа Выкуп товаров с хранения.

Оприходование излишков товаров

Для оформления операции оприходования излишков товаров на склад предусмотрен финансовый документ Оприходование излишков товаров.

Если излишек товара обнаружен в процессе оперативной работы ордерного склада, то этот факт фиксируется с помощью документа Ордер на отражение излишков товаров с дальнейшим оформлением документа оприходования излишков товаров. Если же излишек товара обнаружен в процессе инвентаризации, то изменение количества товара можно отразить в документе пересчета товаров с дальнейшим оформлением документа оприходования.

В документе заполняется информация о количестве товаров и их стоимости. Информация о стоимости товаров вводится в валюте управленческого учета. Указанная стоимость автоматически пересчитывается в валюту регламентированного учета по курсу ЦБ на дату оформления документа. Рассчитанную сумму можно изменить вручную.

In the Goods damage document, go to the Main tab.

Fill in Company, Business unit, Warehouse, Price type, Expense item and Expense dimension fields.

Go to the Goods tab.

Add a new line and fill in all required fields- original Item, original Item variant, another quality Item, another quality Item variant, Quantity, etc.

Specify the Price field manually or click the Fill in prices -> by cost/price type command - depending on the business transaction.

Inventory reclass

Go to the Warehouse acts list.

Click the Create command and choose the Goods regrading business transaction.

In the Goods regrading document, go to the Main tab.

Fill in Company, Business unit, Warehouse, Price type

Leave the Receive goods at writing off cost checkbox unselected, specify Expense item,  Expense dimension, Income item, Income dimension fields - to record cost differences of the reclassified goods.

OR Select the Receive goods at writing off cost checkbox to avoid any differences in cost of the reclassified goods.

Go to the Goods tab.

Add a new line and fill in all required fields- original Item, original Item variant, another Item, another Item variant, Quantity, etc.

Specify the Price field manually or click the Fill in prices -> by cost/price type command.

Inventory shortage recognition

Go to the Warehouse acts list.

Click the Create command and choose the Inventory shortage write-off business transaction.

In the Inventory shortage write-off document, go to the Main tab.

Fill in Company, Warehouse, Price type, Expense item and Expense dimension fields.

Go to the Goods tab.

Add a new line and fill in all required fields- Item, Item variant, Quantity, etc.

The Price will be defined within the cost calculation procedure.

Inventory surplus recognition

Go to the Warehouse acts list.

Click the Create command and choose the Inventory surplus recognitionbusiness transaction.

In the Inventory surplus recognition document, go to the Main tab.

Fill in Company, Business unit, Warehouse, Price type, Income item and Income dimension fields.

Go to the Goods tab.

Add a new line and fill in all required fields- Item, Item variant, Quantity, etc.

Specify the Price field manually or click the Fill in prices -> by cost/price type commandДокумент оформляется отдельно по каждому складу и организации предприятия. Также указываются статья доходов, на которую будут отнесены доходы при оприходовании излишков товаров, и аналитика доходов.