Description/Definition:
Purpose of this process is the commercial adjustment of stock postings in order to reflect differences in physical inventory.
Scope:
Once the inventory differences has been adjusted by the Warehouse management, there needs to be an accompanying settlement of this difference commercially. This commercial settlement is reflected by the settlement to the inventory differences clearing account which will subsequently be written off as an expense within the Trading, Profit and Loss account to the value of the amount settled.
Outcome:
Stock is adjusted commercially to reflect actual inventory.
По результатам выявленных излишков, недостач товаров оформляются складские акты.
При оформлении складских актов выполняется контроль остатков товаров организаций. Распределение пересортицы, недостач и порчи товаров возможно только по организациям с положительными остатками. При этом пересортица и порчи распределяются согласно информации об остатках списываемого товара.
Incoming_links Space USE
Overview
Stock adjustments registered during warehouse operations, such as physical inventory counts or instant stock adjustments without inventory counts, require recognition in financial accounting.
Periodically, the company analyzes registered stock adjustments, finds out each cases, the reasons for the deviations, determines the stock owner company, evaluates the goods, determines the guilty party, makes decisions about the financial consequences for the company. All such decisions must be documented according to enterprise policy.
Depending on the decisions made, stock adjustments are recognized in financial accounting as profit and loss items in the current period.
At the next step, the cost of goods is evaluated. Cost evaluation is especially important in cases of stock reclassification or stock quality changes. For simplification purposes, data on the cost of goods can be filled in with data from disposed goods.
As a result of the process, stock adjustments are correctly recognized in financial accounting.
Video guide
Widget Connector url http://youtube.com/watch?v=N74vyvuzp1I
Recognize stock adjustments flowchart
BPMN Modeler Enterprise attachmentIdBpmn 39689019 diagramBackgroundColor #ffffff enableCustomViewerHeight false diagramName
...
Recognize stock
...
adjustments showBpmnLinks true showAnyLinks true showConfluencePageLinks true showAttachmentsInTab false showDmnLinks true showEmbeddedComments true saveZoomPosition false showJiraIssueLinks true showBpmnJsPanel true shownAttachmentVersion
...
9 showDmnInTab false viewerHeight 250 commentedSaving false vbcpEntId vxcp-ent-id-4afa8503-4289-4103-becc-fecead546158 showConfluenceAttachmentLinks true showExternalContentLinks true showMdfInstanceLinks true showMaximalHeight false loadImageInViewer model showBpmnInTab false showDocumentation true showJiraIssuesInTab false
Paths
| Path |
|---|
How to review stock differences
Go to the Inventory count sheets list.
Click the Reports → Appearance report.
| Warehouse and delivery → Surplus, shortage, stock quality change → Inventory adjustments | |||
| In-app link EN code |
| ||
|---|---|---|---|
| In-app link RU code |
|
How to check stock adjustments pending recognition
1. Go to Warehouse and delivery, then click Inventory adjustments under Surplus, shortage, stock quality change.
2. In the Inventory adjustments workplace, select the Warehouse, then click the To register → Reports hyperlink.
3. In the Unregistered surpluses and shortages of goodsreport
...
, check the list of stock
...
adjustments pending recognition in financial accounting.
How to
...
Go to the Warehouse acts list.
recognize stock adjustments using a wizard
1. In the Inventory adjustments workplace, click
Create → By using wizard
...
.
...
2. In the Inventory adjustment wizard workplace,
...
on the Setuppage
...
Select the Warehouse.
...
, specify the Physical inventory register
...
Click the Set filter to customize the selection.
Click the Next button.
On the Offset by regrading and damage page
Select line in the Written-off goods table and relevant line in the Recorded as received goods table.
period, the Inventory adjustment date, click Next.
3. On the Reclass stock or change quality page, select a line in the Stock shortage table, select a corresponding line in the Stock surplus table, click Process selected items, Specify the quantity
...
.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Click |
...
Reclass all stock and Process stock quality... to automatically reclass all matched lines. |
The system will automatically fill in the Goods offset by misgrading or damage table with inventory to be offset.
Review the information filled in.
Click the Next button.
On the Allocation by companies page
4. Check data in the Stock reclasses and quality changes table below. Click Next.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
You can reclass stock only for goods with a common unit of measure as during the offset the quantity of outbound and inbound goods is the same. You cannot make a stock reclass transaction for items that have different VAT rates. The stock quality change transaction is made only for the goods that have different quality attributes. |
5. On the Assign company stock for adjustment page, click the Operation type, select the relevant operations
...
.
| Info | ||
|---|---|---|
|
...
Or select the Write-off and Recording as received in the Operation type.
The following scenarios are available:
|
6. Select lines, click Company remaining goods report. In the Company stock balancereport, check
Review the information in the Goods to divide among companies table.
Select the line and click the Company remaining goods report button.
In the Company stock balance report
...
the list of companies in columns
...
that have the selected item in available stock.
Return to the Allocation by companies page.
Select the line and click the Refer to the selected company button.
...
7. Select lines, click Assign company stock automatically, select a Company, click Ok. Click Next.
| Info | ||
|---|---|---|
|
Click the Allocate according to company stock balance button to assign company stock automatically to all lines.
You may define the priority for the list of companies. |
...
If the item is identified in several companies' |
...
stock, the system will select the first specified in the order of priority |
...
. |
The system will automatically fill in the Goods distributed between owners table with inventory assigned to company stock.
Click the Next button.
The system will automatically create and fill in all necessary inventory adjustment documents.
On the Posting certificates page
...
It is also possible to select the line, click Assign company stock manually, and select a Company. |
8. On the Review generated inventory adjustment documents page, check the list of created and posted
...
inventory adjustment documents.
...
Open the document and fill in the required fields, if the document hadn't been posted.
Select documents, click the Print button and choose the necessary print-out forms.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
All necessary print-out forms shall be customized during the implementation project. |
Создание по расписанию
По результатам проведения пересчета товаров инициируется фоновое задание, которое автоматически формирует документ Корректировка излишков и недостач по товарным местам. Данным документом регистрируются товарные места к оформлению недостач и/или излишков.
Если в ходе выполнения фонового задания возникли какие-то проблемы, то в рамках рабочих мест Пересчеты товаров, Складские акты, Излишки, недостачи и порчи товаров появится сообщение Есть проблемы с автоформированием корректировок излишков и недостач по товарным местам с гиперссылкой Запустить формирование, использование которой инициирует повторный запуск фонового задания.
На складах с ордерной схемой документооборота для отражения единичных фактов излишков, недостач, пересортицы и порчи, выявленные в процессе работы независимо от проведения инвентаризации, отражаются складскими ордерами. Например, это может быть обнаружение в зоне отгрузки товара, отмеченного как отгруженного, но забытого клиентом. Ордера отражают выявленный факт только в складском учете. В финансовом учете выявленный факт отражается отдельно складскими актами или документами корректировки поступления или реализации.
Settle stock differences commercially (manually)
Inventory quality change
Go to the Warehouse acts list.
Click the Create command and choose the Goods damage or Goods damage () transaction.
Inventory reclass
Inventory shortage recognition
Inventory surplus recognition
Отразить выявленные излишки, недостачи и порчи товаров можно и без использования документа Пересчет товаров. Например, в том случае, если товар необходимо списать по причине его плохого качества, товар потерян при перевозке и т. д.
Если на складе выявлены излишки, недостачи, обнаружены «лишние» товары без проведения пересчета товаров (в процессе оперативной работы), то в этом случае расхождения регистрируются при помощи ордеров на отражение излишков, недостач и порчи товаров. Ордера регистрируются в списке Склад и доставка – Излишки, недостачи и порчи товаров – Излишки, недостачи и порчи товаров:
■ Ордер на отражение излишков товаров – предназначен для отражения в складском учете выявленных на складе излишков товаров. Документом регистрируется фактическое поступление излишков товаров на склад – изменяет фактические остатки товаров на складе;
■ Ордер на отражение недостач товаров – предназначен для отражения в складском учете выявленных на складе недостач товаров. Документом регистрируется фактическое списание недостач товаров со склада – изменяет фактические остатки товаров на складе;
■ Ордер на отражение порчи товаров – предназначен для отражения в складском учете выявленных на складе бракованных товаров. Документом регистрируется фактическое списание испорченного товара.
Ордера на отражение излишков, недостач и порчи товаров оформляются в случае использования ордерной схемы документооборота при отражении излишков, недостач и порчи.
Результатом проведения ордеров на отражение излишков, недостач и порчи товаров является изменение фактических остатков товаров на складах.
Списание недостач товаров
Для оформления операции списания недостач товаров предусмотрен документ Списание недостач товаров.
Если недостача обнаружена в процессе оперативной работы ордерного склада, то этот факт фиксируется с помощью документа Ордер на отражение недостач товаров с дальнейшим оформлением документа списания недостач товаров. Если же недостача товара обнаружена в процессе инвентаризации, то изменение количества товара можно отразить в документе пересчета товаров с дальнейшим оформлением документа списания недостач товаров.
В документе списания заполняется информация о количестве товаров. Стоимость списанного товара определяется автоматически при списании соответствующей партии товара.
В документе указываются статья расходов, на которую будут отнесены расходы по списанию товаров, и аналитика расходов, соответствующая выбранной статье. Как правило, используется статья расходов, предполагающая списание расходов на финансовый результат.
В настройках счетов учета для такой статьи расходов в качестве счета учета указывается, как правило, счет 94, а в качестве счета списания – счет прочих расходов (91.02).
При указании такой статьи расходов недостача будет отражена текущим документом на 94 счете. Если до закрытия месяца не будет установлено виновное лица и не будет принято решение о взыскании с виновного лица, то при закрытии месяца стоимость недостачи будет отнесена на прочие расходы (в бухгалтерском учете счет 91.02).
Если будет установлен виновное лицо, то необходимо отразить документ Прочие доходы и расходы с видом операции Списание расходов (раздел Финансовый результат и контроллинг – Отражение прочих доходов и расходов). В документе необходимо указать ту же статью расходов, как и в документе Списание недостач товаров, а в качестве кор. статьи и кор. аналитики указывается задолженность сотрудника (см. Удержание недостач и потерь от порчи).
Списать недостачи товаров с ответственного хранения, выявленные по результатам инвентаризации на складе, можно за счет «нашей» организации.
Сценарий списания товаров с хранения за счет «нашей» организации представлен на схеме.
Для отражения списания товаров за счет «нашей» организации-хранителя необходимо оформить документ Списание недостач товаров с последующим оформлением документа Выкуп товаров с хранения.
Оприходование излишков товаров
Для оформления операции оприходования излишков товаров на склад предусмотрен финансовый документ Оприходование излишков товаров.
Если излишек товара обнаружен в процессе оперативной работы ордерного склада, то этот факт фиксируется с помощью документа Ордер на отражение излишков товаров с дальнейшим оформлением документа оприходования излишков товаров. Если же излишек товара обнаружен в процессе инвентаризации, то изменение количества товара можно отразить в документе пересчета товаров с дальнейшим оформлением документа оприходования.
В документе заполняется информация о количестве товаров и их стоимости. Информация о стоимости товаров вводится в валюте управленческого учета. Указанная стоимость автоматически пересчитывается в валюту регламентированного учета по курсу ЦБ на дату оформления документа. Рассчитанную сумму можно изменить вручную.
...
Open the stock adjustment recognition document.
How to define prices for reclassification and quality change
1. In the stock adjustment recognition document, click Main tab, check if valuation option requires different valuation for goods. Maintain default expense item or income item relevant to the stock adjustments recognition, then select relevant Dimension.
2. Click Advanced settings tab, select Currency, fill in the Cause for stock adjustment.
3. Click the Goods tab, fill in Price column. Post the document.