Description/Definition: 
Purpose of this process is the commercial adjustment of stock postings in order to reflect differences in physical inventory.

Scope: 
Once the inventory differences has been adjusted by the Warehouse management, there needs to be an accompanying settlement of this difference commercially. This commercial settlement is reflected by the settlement to the inventory differences clearing account which will subsequently be written off as an expense within the Trading, Profit and Loss account to the value of the amount settled. 

Outcome: 
Stock is adjusted commercially to reflect actual inventory.

Business rules: 
Advisory notes: 
Remark/Example: 
Prerequisite:

How to review stock differences

Документ Пересчет товаров является источником формирования отчета Неоформленные недостачи и излишки товаров, доступ к которому осуществляется по кнопке Отчеты – Оформление на панели навигации документа Пересчет товаров.

В отчете выводится информация о выявленных недостачах и излишках. Отчет позволяет контролировать правильность регистрации излишков и недостач, которые возникли после пересчета товаров в рамках проведенной инвентаризации.

Settle stock differences commerically

По результатам выявленных излишков, недостач и порчи товаров оформляются складские акты. Если на складе используется ордерная схема документооборота при отражении излишков, недостач и порчи товаров, то на форме списка документов Пересчеты товаров будет показываться сообщение Есть выявленные пересчетами расхождения, по которым не оформлены складские акты и будет доступна гиперссылка Оформить, по которой можно перейти к процессу оформления складских актов (к помощнику оформления складских актов).

Групповое создание заданий на пересчет выполняется по кнопке Сформировать задание на пересчет из списка документов Пересчет товаров.

Отразить выявленные излишки, недостачи и порчи товаров можно и без использования документа Пересчет товаров. Например, в том случае, если товар необходимо списать по причине его плохого качества, товар потерян при перевозке и т. д.

Если на складе выявлены излишки, недостачи, обнаружены «лишние» товары без проведения пересчета товаров (в процессе оперативной работы), то в этом случае расхождения регистрируются при помощи ордеров на отражение излишков, недостач и порчи товаров. Ордера регистрируются в списке Склад и доставка – Излишки, недостачи и порчи товаров – Излишки, недостачи и порчи товаров:

■ Ордер на отражение излишков товаров – предназначен для отражения в складском учете выявленных на складе излишков товаров. Документом регистрируется фактическое поступление излишков товаров на склад – изменяет фактические остатки товаров на складе;

■ Ордер на отражение недостач товаров – предназначен для отражения в складском учете выявленных на складе недостач товаров. Документом регистрируется фактическое списание недостач товаров со склада – изменяет фактические остатки товаров на складе;

■ Ордер на отражение порчи товаров – предназначен для отражения в складском учете выявленных на складе бракованных товаров. Документом регистрируется фактическое списание испорченного товара.

Ордера на отражение излишков, недостач и порчи товаров оформляются в случае использования ордерной схемы документооборота при отражении излишков, недостач и порчи.

Результатом проведения ордеров на отражение излишков, недостач и порчи товаров является изменение фактических остатков товаров на складах.

На складах с ордерной схемой документооборота для отражения единичных фактов излишков, недостач, пересортицы и порчи, выявленные в процессе работы независимо от проведения инвентаризации, отражаются складскими ордерами. Например, это может быть обнаружение в зоне отгрузки товара, отмеченного как отгруженного, но забытого клиентом. Ордера отражают выявленный факт только в складском учете. В финансовом учете выявленный факт отражается отдельно складскими актами или документами корректировки поступления или реализации.

Выявленные в процессе пересчета недостачи, излишки и порчи товаров на ордерном складе можно регистрировать в рамках рабочего места Помощник оформления складских актов, которое доступно при использовании ордерной схемы документооборота при отражении излишков, недостач и порчи товаров.

Помощник оформления складских актов доступен по кнопке Создать – С использованием помощника на форме списка Склад и доставка – Излишки, недостачи и порчи – Складские акты.

Сценарий работы в рамках помощника оформления складских актов состоит из следующих этапов:

■ настройка отборов;

■ определение товаров, которые можно зачесть по пересортице и порче;

■ зачет пересортицы;

■ зачет порчи;

■ распределение излишков, недостач, пересортицы и порчи товаров по организациям;

■ оформление операций оприходования излишков товаров, списания недостач товаров, порчи и пересортицы товаров (формирование складских актов);

■ печать регламентированных форм (ИНВ-3 и ИНВ-19).

В помощнике оформления складских актов показывается список тех товаров, по которым зарегистрированы излишки и недостачи товаров, но еще не оформлены складские документы по списанию, оприходованию, пересортице и порче товаров.

Определение товаров, которые можно зачесть по пересортице и порче

Перед распределением излишков и недостач товаров по организациям необходимо выявить список тех товаров, которые можно зачесть как пересортицу товаров.

Как правило, зачет по пересортице производится только между товарами, которые характеризуются одной единицей измерения, так как при зачете количество списываемого и приходуемого товара одинаковое.

Нельзя зачесть по пересортице товары, для которых указаны различные ставки НДС.

Критерием автоматического зачета товаров по пересортице является то, что один и тот же товар, имеющий различные характеристики, серии, назначения, попадает одновременно в два списка: Приходуемые товары и Списываемые товары в помощнике оформления складских актов.

Список тех товаров, которые можно зачесть по пересортице, показывается в поле Отбор строк для зачета по пересортице.

Например, в результате проведения инвентаризации были обнаружены излишки товара «Труба ПЭ SDR 25х2,0 питьевая» с характеристикой «Бухта (250 м)» (в списке Приходуемые товары). Одновременно с этим товаром обнаружена недостача товара «Труба ПЭ SDR 25х2,0 питьевая» с характеристикой «Бухта (250 м) с полосой» (в списке Списываемые товары). Товар «Труба ПЭ SDR 25х2,0 питьевая» будет показан в качестве того товара, по которому можно зачесть пересортицу и оформить документ Пересортица товаров.

Для оформления зачета по пересортице нужно отметить товары, которые необходимо зачесть по пересортице, в списках Приходуемые товары и Списываемые товары и нажать кнопку Зачесть все пересортицы.

Аналогичным образом производится зачет по испорченным товарам (товарам с другим качеством).

Зачесть по порче можно товары, имеющие связь по градации качества. Для возможности зачета по порче в помощнике должна присутствовать информация:

■ о товаре с исходным качеством (Списываемые товары);

■ о товаре с качеством, отличным от исходного качества (Приходуемые товары).

Для оформления факта порчи используется кнопка Зачесть по порче.

Информация о товарах, зачитываемых по пересортице или порче, показывается в разделе Товары, зачитываемые по пересортице или порче помощника.

Распределение излишков и недостач товаров по организациям

При оформлении складских актов выполняется контроль остатков товаров организаций.

Распределение пересортицы, недостач и порчи товаров возможно только по организациям с положительными остатками. При этом пересортица и порчи распределяются согласно информации об остатках списываемого товара.

Распределение недостач товаров по организациям производится последовательно в соответствии с зарегистрированными остатками товаров организаций. Остатки товаров организаций рассчитываются на момент заполнения табличных частей обработки с учетом изменений остатков, возникающих при распределении излишков, недостач и пересортицы товаров.

Распределение недостач товаров по организациям выполняется в рамках помощника оформления складских (кнопка Распределить согласно остаткам товаров организаций). В открывшейся форме необходимо выбрать организацию/организации, у которых есть положительные остатки выделенных товаров в помощнике оформления складских актов. Если остатки имеются по нескольким организациям, то они подбираются в указанной последовательности. В форме настройки приоритетов выбора указывается тот порядок, в соответствии с которым товары к списанию будут распределяться по организациям, у которых есть остатки выделенных товаров.

Распределение излишков по товарам организации выполняется по кнопке Отнести на выбранную организацию. В появившейся форме необходимо выбрать ту организацию, на которую необходимо отнести излишек товаров.

Информация о результатах распределения товаров (порче, пересортице, излишках и недостачах) показывается в разделе Товары, распределенные по организациям. На основании этой информации в рамках рабочего места Помощник оформления складских актов будут регистрироваться складские акты:

■ Списание недостач товаров;

■ Оприходование излишков товаров;

■ Пересортица товаров;

■ Порча товаров;

■ Инвентаризационная опись.

Складские документы можно оформлять не по всем товарам, а по определенному списку, отобрав для оформления финансовых документов только товары определенной группы.

Документы оформляются по конкретной организации с указанием ответственного подразделения, склада, статьи расходов/доходов, вида цены.

Складские документы (акты) хранятся в списке Склад и доставка – Излишки, недостачи, порчи – Складские акты.

Также складские акты могут быть оформлены на основании данных о расхождениях, выявленных после поступления товаров от поставщика, отгрузки клиенту, перемещения.

Списание недостач товаров

Для оформления операции списания недостач товаров предусмотрен документ Списание недостач товаров.

Если недостача обнаружена в процессе оперативной работы ордерного склада, то этот факт фиксируется с помощью документа Ордер на отражение недостач товаров с дальнейшим оформлением документа списания недостач товаров. Если же недостача товара обнаружена в процессе инвентаризации, то изменение количества товара можно отразить в документе пересчета товаров с дальнейшим оформлением документа списания недостач товаров.

В документе списания заполняется информация о количестве товаров. Стоимость списанного товара определяется автоматически при списании соответствующей партии товара.

В документе указываются статья расходов, на которую будут отнесены расходы по списанию товаров, и аналитика расходов, соответствующая выбранной статье. Как правило, используется статья расходов, предполагающая списание расходов на финансовый результат.

В настройках счетов учета для такой статьи расходов в качестве счета учета указывается, как правило, счет 94, а в качестве счета списания – счет прочих расходов (91.02).

При указании такой статьи расходов недостача будет отражена текущим документом на 94 счете. Если до закрытия месяца не будет установлено виновное лица и не будет принято решение о взыскании с виновного лица, то при закрытии месяца стоимость недостачи будет отнесена на прочие расходы (в бухгалтерском учете счет 91.02).

Если будет установлен виновное лицо, то необходимо отразить документ Прочие доходы и расходы с видом операции Списание расходов (раздел Финансовый результат и контроллинг – Отражение прочих доходов и расходов). В документе необходимо указать ту же статью расходов, как и в документе Списание недостач товаров, а в качестве кор. статьи и кор. аналитики указывается задолженность сотрудника (см. Удержание недостач и потерь от порчи).

Списать недостачи товаров с ответственного хранения, выявленные по результатам инвентаризации на складе, можно за счет «нашей» организации.

Сценарий списания товаров с хранения за счет «нашей» организации представлен на схеме.

Для отражения списания товаров за счет «нашей» организации-хранителя необходимо оформить документ Списание недостач товаров с последующим оформлением документа Выкуп товаров с хранения.

Оприходование излишков товаров

Для оформления операции оприходования излишков товаров на склад предусмотрен финансовый документ Оприходование излишков товаров.

Если излишек товара обнаружен в процессе оперативной работы ордерного склада, то этот факт фиксируется с помощью документа Ордер на отражение излишков товаров с дальнейшим оформлением документа оприходования излишков товаров. Если же излишек товара обнаружен в процессе инвентаризации, то изменение количества товара можно отразить в документе пересчета товаров с дальнейшим оформлением документа оприходования.

В документе заполняется информация о количестве товаров и их стоимости. Информация о стоимости товаров вводится в валюте управленческого учета. Указанная стоимость автоматически пересчитывается в валюту регламентированного учета по курсу ЦБ на дату оформления документа. Рассчитанную сумму можно изменить вручную.

Документ оформляется отдельно по каждому складу и организации предприятия. Также указываются статья доходов, на которую будут отнесены доходы при оприходовании излишков товаров, и аналитика доходов.

Регистрация порчи товаров

Для отражения факта обнаружения бракованного товара (товара другого качества) предусмотрен финансовый документ Порча товаров.

Если бракованный товар обнаружен в процессе оперативной работы ордерного склада, то этот факт фиксируется документом Ордер на отражение порчи товаров с дальнейшим оформлением финансового документа порчи товаров. Если же бракованный товар обнаружен в процессе инвентаризации на складе, то изменение качества можно отразить в документе пересчета товаров с дальнейшим оформлением документа порчи товаров.

Использование документа Порча товаров позволяет:

■ отразить списание товаров исходного качества и оприходование испорченного/бракованного товара;

■ отразить тот факт, что товар исходного качества списывается под конкретное назначение. В этом случае в табличной части Товар исходного качества указывается назначение (колонка Назначение);

■ отразить тот факт, что испорченный товар приходуется под то же самое назначение, что и списываемый товар. В этом случае в табличной части Испорченный товар устанавливается флажок Под назначение. Установка флажка доступна при условии, что заполнено назначение товара исходного качества.

В табличных частях документа заполняется информация о товаре исходного качества (Товар исходного качества) и бракованном товаре (Испорченный товар).

Если в документе установить флажок Приходовать товары по себестоимости списания, то бракованный товар будет оприходован по той же цене, по которой был списан качественный товар.

Если флажок не устанавливать, то в табличной части для испорченного товара необходимо указать цену бракованного товара. Разница между учетной ценой исходного товара и ценой оприходования бракованного товара относится на расходы организации. Статью отнесения расходов и аналитику расходов необходимо указать в документе.

Регистрация пересортицы товаров

Факт пересортицы товаров отражается документом Пересортица товаров.

С использованием документа Пересортица товаров есть возможность решить следующие задачи:

■ зафиксировать информацию о товарах (Списываемый товар и Приходуемый товар);

■ отразить фактическое списание недостач товаров и фактическое оприходование излишков товаров.

В документе фиксируется информация о списанном товаре (Списываемый товар) и оприходованном товаре (Приходуемый товар). Документ оформляется по конкретной организации и складу.

Если в документе установить флажок Приходовать товары по себестоимости списания, то бракованные товары будут оприходованы по цене, равной себестоимости товаров по списанию.

В документе указываются статья доходов, на которую необходимо отнести доходы при оприходовании товаров, и аналитика доходов, а также статья расходов, на которую необходимо отнести расходы при списании товаров, и аналитика расходов.

■ складские акты (документы Оприходование излишков товаров, Списание недостач товаров, Порча товаров, Пересортица товаров) оформляются на целое количество штук товара, состоящего из упаковок товарных мест;

■ документы Ордер на отражение недостач товаров, Ордер на отражение излишков товаров, Ордер на отражение порчи товаров оформляются на целое количество штук товара, состоящего из упаковок товарных мест.