Description/Definition:
Purpose of this process is the commercial adjustment of stock postings in order to reflect differences in physical inventory.
Scope:
Once the inventory differences has been adjusted by the Warehouse management, there needs to be an accompanying settlement of this difference commercially. This commercial settlement is reflected by the settlement to the inventory differences clearing account which will subsequently be written off as an expense within the Trading, Profit and Loss account to the value of the amount settled.
Outcome:
Stock is adjusted commercially to reflect actual inventory.
По результатам выявленных излишков, недостач товаров оформляются складские акты.
При оформлении складских актов выполняется контроль остатков товаров организаций. Распределение пересортицы, недостач и порчи товаров возможно только по организациям с положительными остатками. При этом пересортица и порчи распределяются согласно информации об остатках списываемого товара.
How to review stock differences
Go to the Inventory count sheets list.
Click the Reports → Appearance report.
In the Unregistered surpluses and shortages of goods report.
Review the list of stock differences to be considered and processed.
How to settle inventory differences (using wizard)
Go to the Warehouse acts list.
Click the Create → By using wizard command.
In the Warehouse act wizard workplace, go to the Setup page
Select the Warehouse.
Specify the Physical inventory register period and the Warehouse act date.
Click the Set filter to customize the selection.
Click the Next button.
On the Offset by regrading and damage page
Select line in the Written-off goods table and relevant line in the Recorded as received goods table.
Click the Set off selected lines button and specify the quantity to reclass.
Note
Click the Set off all misgrading and the Set off all misgrading button to automatically reclass all matched lines.
The system will automatically fill in the Goods offset by misgrading or damage table with inventory to be offset.
Review the information filled in.
Click the Next button.
On the Allocation by companies page
Select the Damage and Regrading in the Operation type.
Note
Or select the Write-off and Recording as received in the Operation type.
Review the information in the Goods to divide among companies table.
Select the line and click the Company remaining goods report button.
In the Company stock balance report
Review the list of companies in columns having the selected item in available stock.
Return to the Allocation by companies page.
Select the line and click the Refer to the selected company button.
Select the Company.
Note
Click the Allocate according to company stock balance button to assign company stock automatically to all lines.
Define the priority for the list of companies.
If the item is identified in several companies' stocks, the system will select the first specified in the priority sequence.
The system will automatically fill in the Goods distributed between owners table with inventory assigned to company stock.
Click the Next button.
The system will automatically create and fill in all necessary inventory adjustment documents.
On the Posting certificates page
Review the list of created and posted (if there are no errors) inventory adjustment documents.
Open the document and fill in the required fields, if the document hadn't been posted.
Select documents, click the Print button and choose the necessary print-out forms.
Note
All necessary print-out forms shall be customized during the implementation project.
Создание по расписанию
По результатам проведения пересчета товаров инициируется фоновое задание, которое автоматически формирует документ Корректировка излишков и недостач по товарным местам. Данным документом регистрируются товарные места к оформлению недостач и/или излишков.
Если в ходе выполнения фонового задания возникли какие-то проблемы, то в рамках рабочих мест Пересчеты товаров, Складские акты, Излишки, недостачи и порчи товаров появится сообщение Есть проблемы с автоформированием корректировок излишков и недостач по товарным местам с гиперссылкой Запустить формирование, использование которой инициирует повторный запуск фонового задания.
На складах с ордерной схемой документооборота для отражения единичных фактов излишков, недостач, пересортицы и порчи, выявленные в процессе работы независимо от проведения инвентаризации, отражаются складскими ордерами. Например, это может быть обнаружение в зоне отгрузки товара, отмеченного как отгруженного, но забытого клиентом. Ордера отражают выявленный факт только в складском учете. В финансовом учете выявленный факт отражается отдельно складскими актами или документами корректировки поступления или реализации.
Settle stock differences commercially (manually)
Inventory quality change
Go to the Warehouse acts list.
Click the Create command and choose the Goods damage or Goods damage () transaction.
Inventory reclass
Inventory shortage recognition
Inventory surplus recognition
Отразить выявленные излишки, недостачи и порчи товаров можно и без использования документа Пересчет товаров. Например, в том случае, если товар необходимо списать по причине его плохого качества, товар потерян при перевозке и т. д.
Если на складе выявлены излишки, недостачи, обнаружены «лишние» товары без проведения пересчета товаров (в процессе оперативной работы), то в этом случае расхождения регистрируются при помощи ордеров на отражение излишков, недостач и порчи товаров. Ордера регистрируются в списке Склад и доставка – Излишки, недостачи и порчи товаров – Излишки, недостачи и порчи товаров:
■ Ордер на отражение излишков товаров – предназначен для отражения в складском учете выявленных на складе излишков товаров. Документом регистрируется фактическое поступление излишков товаров на склад – изменяет фактические остатки товаров на складе;
■ Ордер на отражение недостач товаров – предназначен для отражения в складском учете выявленных на складе недостач товаров. Документом регистрируется фактическое списание недостач товаров со склада – изменяет фактические остатки товаров на складе;
■ Ордер на отражение порчи товаров – предназначен для отражения в складском учете выявленных на складе бракованных товаров. Документом регистрируется фактическое списание испорченного товара.
Ордера на отражение излишков, недостач и порчи товаров оформляются в случае использования ордерной схемы документооборота при отражении излишков, недостач и порчи.
Результатом проведения ордеров на отражение излишков, недостач и порчи товаров является изменение фактических остатков товаров на складах.
Списание недостач товаров
Для оформления операции списания недостач товаров предусмотрен документ Списание недостач товаров.
Если недостача обнаружена в процессе оперативной работы ордерного склада, то этот факт фиксируется с помощью документа Ордер на отражение недостач товаров с дальнейшим оформлением документа списания недостач товаров. Если же недостача товара обнаружена в процессе инвентаризации, то изменение количества товара можно отразить в документе пересчета товаров с дальнейшим оформлением документа списания недостач товаров.
В документе списания заполняется информация о количестве товаров. Стоимость списанного товара определяется автоматически при списании соответствующей партии товара.
В документе указываются статья расходов, на которую будут отнесены расходы по списанию товаров, и аналитика расходов, соответствующая выбранной статье. Как правило, используется статья расходов, предполагающая списание расходов на финансовый результат.
В настройках счетов учета для такой статьи расходов в качестве счета учета указывается, как правило, счет 94, а в качестве счета списания – счет прочих расходов (91.02).
При указании такой статьи расходов недостача будет отражена текущим документом на 94 счете. Если до закрытия месяца не будет установлено виновное лица и не будет принято решение о взыскании с виновного лица, то при закрытии месяца стоимость недостачи будет отнесена на прочие расходы (в бухгалтерском учете счет 91.02).
Если будет установлен виновное лицо, то необходимо отразить документ Прочие доходы и расходы с видом операции Списание расходов (раздел Финансовый результат и контроллинг – Отражение прочих доходов и расходов). В документе необходимо указать ту же статью расходов, как и в документе Списание недостач товаров, а в качестве кор. статьи и кор. аналитики указывается задолженность сотрудника (см. Удержание недостач и потерь от порчи).
Списать недостачи товаров с ответственного хранения, выявленные по результатам инвентаризации на складе, можно за счет «нашей» организации.
Сценарий списания товаров с хранения за счет «нашей» организации представлен на схеме.
Для отражения списания товаров за счет «нашей» организации-хранителя необходимо оформить документ Списание недостач товаров с последующим оформлением документа Выкуп товаров с хранения.
Оприходование излишков товаров
Для оформления операции оприходования излишков товаров на склад предусмотрен финансовый документ Оприходование излишков товаров.
Если излишек товара обнаружен в процессе оперативной работы ордерного склада, то этот факт фиксируется с помощью документа Ордер на отражение излишков товаров с дальнейшим оформлением документа оприходования излишков товаров. Если же излишек товара обнаружен в процессе инвентаризации, то изменение количества товара можно отразить в документе пересчета товаров с дальнейшим оформлением документа оприходования.
В документе заполняется информация о количестве товаров и их стоимости. Информация о стоимости товаров вводится в валюте управленческого учета. Указанная стоимость автоматически пересчитывается в валюту регламентированного учета по курсу ЦБ на дату оформления документа. Рассчитанную сумму можно изменить вручную.
Документ оформляется отдельно по каждому складу и организации предприятия. Также указываются статья доходов, на которую будут отнесены доходы при оприходовании излишков товаров, и аналитика доходов.