The manual sales forecast scenario describes the flow in case the demand planning is conducted by manual sales forecast for a specific business unit.
Aggregation levels might differ depending on business needs. Instead of product groups the aggregation level might also be single products and instead of markets it might be regions, countries, or single customers. The aggregation and consolidation rules and also the planning horizons need to be aligned with other planning disciplines. This task and the orchestration of the different planning disciplines is often considered as Sales & Operations Planning.
As external information sources, direct knowledge from customers or general market information might be considered. As internal information sources information from Lead-to-Opportunity, Design-to-Deploy or from After Sales & Services could be considered. It is highly recommended to also address the impact of poor forecast accuracy.
____
Важно! Эти базовые сценарии относятся только для тороговой - оптовой, розничной деятельности и не относится к проектному производству.
Для проектного производства - есть другой сценарий - F2Pl Customer project planning
Business process
How to prepare sales forecast
This group of processes needs to be performed by external demand planning tools.
How to conduct forecasting
Open the Use Guide page to see how the process can be performed in the system.
How to align forecast
Open the Use Guide page to see how the process can be performed in the system.
How to finalize forecast
Open the Use Guide page to see how the process can be performed in the system.
Demand Planning
Demand Planning is the planning discipline which generates planned quantities sold for each product group per market based on external and internal information sources.
Demand Planning is often done as manual forecast cascading throughout the Sales organization and/or supported by statistical forecast algorithms based on historical data. Typically it is conducted Business Unit by Business Unit.
The planned demands are basis for the master planning. As part of S&OP master planning also provides feedback on realistic/feasible quantities back to Demand Planning.
Forecast Accuracy is typically used as main KPI to measure the quality of demand planning.
Manual sales forecast scenario describes the flow in case the demand planning is conducted by manual sales forecast for a specific business unit.
Aggregation levels might differ depending on business need. Instead of product groups the aggregation level might also be single products and instead of markets it might be regions, countries or single customers.
The aggregation and consolidation rules and also the planning horizons need to be aligned with other planning disciplines. This task and the orchestration of the different planning disciplines is often considered as Sales & Operations Planning.
As external information sources direct knowledge from customers or general market information might be considered. As internal information sources information from Lead-to-Opportunity, Design-to-Deploy or from After Sales & Services could be considered.с
It is highly recommended to also address the impact of poor forecast accuracy along the supply chain and in financial terms.
Plan scenario
Plan profile
Бюджеты должны вестись от бизнес-целей предприятия. Бюджеты - это целеобразование, к чему предприятие должно прийти к концу года, каких результатов оно должно достигнуть, какое финансовое состояние, какой должна быть доходность бизнеса и пр.
Данные бюджетов и планов не должны противоречить друг другу.
Бюджеты должны постоянно обновляться. Если происходят изменения, необходимо пересмотреть и пересчитать бюджеты, установить себе новые цели.
Процессы планирования и бюджетирования должны быть хорошо организованы, для своевременного расчета целевых показателей
В настройки:
Статьи бюджетирования - это справочник, заполняемы предприятием
- классификатор, по которым можно задать плановый “оборот” - плановый объем продаж
- аналитика (разрезы аналитические) статьи - клиенты, товары
В зависимости от настроек аналитики можно в рамках статьи бюджетирования и задавать плановые величины и затем получать фактические данные по этим разрезам. Затем смотреть данные как в целом по статье, так и в разрезе каждого аналитического разреза
Система бюджетирования позволяет задать любое количество необходимых статей в справочнике статьи бюджетирования и сбор фактических данных по этим статьям (после того как закончился бюджетный период) может быть автоматизирован. Можно из тех данных, которые у нас есть в оперативном учете, бухгалтерском учете собрать информацию и автоматически получить факт исполнения бюджета.
Справочник показатели бюджета информация об остатках.
Нефинансовые показатели - коэффициенты для автоматического расчета показателей
Как вносятся плановые показатели:
- Вручную в экзампляе бюджета вносятся плановые значения
- Расчет от достигнутого Можно по статье внести информацию от достигнутого - взять фактические показатели за прошлый год и с помощью коэффициента расситать новый показатель. И система заполнит плановые показатели исходя из факта прошлого года.
- Расчет по формуле от другой статьи, показателя, планового показателя
Экземпляр бюджета
Бюджетирование и планирование→Настройки и справочники по бюджетированию и планированию→Виды бюджетов (Budget profiles) заполняется при настройке
По каждому виду бюджета настраивается информация - на какой период он должен вноситься
На вкладке Структура бюджета находится конструктор, гдк задаются колонки (например по кварталам) и строки
Строки даются в разрезе аналитики
Вид бюджета - это некий конструктор шаблона бюджета
Затем данные вносятся в экземпляр бюджета (Budget entry forms)
В виде бюджета - это шаблон, в нем задается структура (колонки, строки), указывается период бюджетирования.
Экземпляр бюджета - это бюджетный документ, куда вносятся плановые величины, которые затем используются в планировании и план-фактном анализе
Получение фактических значений в бюджеты:
Можно собрать факт из данных бухгалтерского учета исходя из проводок, исходя из результатов хозяйственной деятельности, отраженной на счетах бухучета можно отобрать обороты или остатки по счетам (отбор по типам хозяйственных операций и счетам учета)
Система автоматически по заданным правилам трансляции считает факт, а пользователь на основе этих данных анализирует отклонение фактических данных от плановых. Можно по фактическим фактам посмотреть, из каких документов они были сформированы
Из данных МСФО
Отбор по типам хоз. операций и счетам учета
Произвольным запросом
Любые выборки данных системы
Модель бюджетирования
Бюджетирование от бизнес-целей: планирование сверху вниз: сколько планирцется продать в целом, затем это декомпозируется
последовательная структура бюджетов, которая при необходимости сверяется на всех уровнях, и корректируется с целью соответствия верхнеуровневым бизнес-целям.
Данные вводятся однократно, данные вводятся в одном месте, затем используются везде где нужно, информация не дублируется, что обеспечивает целостность
Полная автоматизация бюджетного процесса - система напоминает о вводе бюджетов
Непрерывная актуализация бюджетов
Планирование не только на текущий квартал, но и на три квартала вперед, для составления прогнозов и дальнейшей актуализации планов
Чтобы упростить заполнение бюджетов можно использовать коэффициентный метод, чтобы вводить не все показатели бюджета вручную, а задавать некие базовые значения
Накладные % от прямых
ИНВЕСТИЦИИ - некая сумма или коэффициент от выручки
При таком подходе вручную вводится небольшое количество значений, а остальные значения рассчитываются через коэффициенты. Затем эти значения можно подкорректировать. Такая коэффициентная модель ыстро актуализируется
Планирование расходов -
прямые - по данным плана производств и из плановых калькуляций на продукцию
Косвенные - с помощью коэффициентов от прямых
Получив данные целевые значения передаются вниз (произв отдел) и затем отделы анализируют и сравнивают попозиционные показатели с общей целевой суммой в бюджете(декомпозиция и анализ), идет согласование
По налогам - коэффициентная модель
Налоги - расчетом от базы
Создан классификатор наших статей (budget flow items), создали классификатор показателей (budget balance items), задали нефинансовые показатели (non-financial items) - это коэффициенты используемые для расчета показателей моделей бюджетирования.
Бюджетный процесс в 1С ерп реализован в рамках модели бюджетирования (budgeting models) - модель бюджетирования это совокупность бюджетов предприятия на определенный финансовый период.
Go to → Budgeting models click budgeting proces rules
Здесь прописывабтся действия, которые должны быть выполнены в рамках данного бюджетного процесса (внести плановые показатели, собрать фактические)
Здесть стоит некая задача конкретному пользователю, которая имеет определенную длительность (срок выполнения) и она по времени привязана определенным событиям
Click Budget process overview чтобы увидеть модель в целом и контролировать исполнителей задач
Когда задачи будут запускаться здесь же можно будет посмотреть план-факт Indicators
Есть плановые сроки внесения бюджетов и отслеживается факт
Click on budgeting step В бюджетной задаче есть описатльная часть, где написано что должен сделать пользователь - Description
Когда пользователю выдается задача, это не просто текст, а также ссылка на экземпляр бюджета, которая система ему подготавливает. Плановые данные автоматически заполняются в данный экземпляр бюджета и пользователю нужно только открыть бюджет, посмотреть, что он должен туда довнести
Задачи бюджетированияэ то инструмент, который позволяет пользователям сразу видеть, что они должны делать и сразу работать с необходимым документом
Пример:
Финансовый директор запускает процесс подготовки бюджетов Budgeting process
Выбираем model (предварительно созданную)
Выбираем группу бюджетов (step group) - все бюджеты, которые должны быть сформированы и устанвливаем period
Click Run
Click Save and close
У каждого пользователя есть раздел My budget tasks. В этом разделе появляются для пользователя задачи в даты, по плану подготовки бюджетов. Пользователь по гиперрссылке открывает экземпляр с вкладки действие задачи бюджет и вносит требуемые данные. Статус в работе на статус - утвержден. Провести и закрыть (задачи - внесение корректировок). Например составлялся план по году, затем он корректируется по кварталу.
Статусы В системе предусмотрена верификация бюджетов разными пользователями в зависимости от их прав - кто-то может утвердить бюжеты, кто-то может поставить их к утверждению, это сделано для того, чтоюы контролировать, какие бюджеты были введены, в каком они состоянии,и ограничивать дейтсвия пользователей на утверждение бюджетов и его работу в системе.
Go to monitor... choose and generate После запуска бюджетного процесса можно сформировать план-факт и посмотреть какие задачи и когда бли запланированы и когда они по фату были выполнены
Бюджетные задачи:
Внесение/корректировка целевого значения выручки - общая сумма продаж по году
Внесение корректировок целевого плана сбыта по товарным группам
Затем эти суммы декомпозировать до планов продаж - нижний уровень по номенклатуре, контрагентам и т.п.
Согласование введенных планов сбыта (у нас есть 3 уровня планирования - общий план продаж, план продаж по товарной группе и план продаж по номенклатуре):
- на закладке бюджет виден контроль соотвествия планов по уровням планирования - тут можно увидеть и проанализировать несоответсвия сумм по отдельным бюджетам и откорректировать отдельные бюджеты
- на закладке утверждаемые бюджеты - экземпляр бюджета
На этом шаге сразу видно какая сумма была установлена сверху и какая декомпозиция была сделана, если на нижнем уровне уже невозможна корректировка, то возможно придется корректировать верхнеуровневую сумму
На закладке утверждаемые бюжеты документы, которые пришли на согласование можно вернуть на подготовку (кнопка) - указать, что нужно сделать и указать срок исполнения.
Ответственному за этот документ, кто создавал этот план придет задача - т.е. обсуждения бюджета могут вестись в самом 1 без использования внешних средств коммуникации
Либо кнопка утвердить
Далее
Задача - внесение плана производства
Для планирования расходов необходимо внести план производства
Если заполнен - можно откорректировать - перезаполнить с учетом изменения в плане продаж. Кнопка заполнить - по правилу - количество продукции перезаполняется - провести и закрыть
Далее внесем ФОТ
Открываем экземпляр бюджета, который система подготовила - бюджет расходов производства
План производства содержит информацию по необходимым ресурсам - в том числе по трудовым
Возможно включить автоматический пересчет
Внесение плана закупок
Каждый квартал можно актуализировать плановые годовые числа
Внесение КР, возможно написать примечания
Внесение ОПР
Внесение ОХР
бюджет инвестиций
Функциональные руководители заполнили свои бюджеты, затем финансовый директор согласовывает их: открывает контрольные отчеты, согласовывает, нажимает кнопку утвердить.
Дальше получаем анализ бюджетных расходов -
ознакомление с БДР - бюджет доходов и расходов - утвержден
БДДС заполняется с учетом сроков отсрочки
Сроки отсрочки в систему внесены
Автоматизация позволяет упростить процесс бюджетирования, сделать его понятным и прозрачным и контролируемым. У каждого человека свои задачи, которые система выдает своевременно. В сводных отчетах мы видим расхождения между цифрами, по которым можно сразу провести анализ, получить обьяснения, сделать корректировки, свести/согласовать отчеты между собой.
Бюджетный процесс:
создаются группы бюджетов по срокам - Время занесения, длительность занесения
в рамках групп бюджетов ставятся задачи - вид бюджетов, контрольный отчет, ответственный
период бюджетирования - внесение плановых показателей (бюджетов), план-фактный анализ по результатам